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Urlaub 365 – Abwesenheiten mit Microsoft-Tools organisieren

Urlaubszeit könnte während des ganzen Jahres stattfinden. Aber dieser Tage ist eine „signifikante“ Häufung wohl nicht von der Hand zu weisen. Urlaub mit den Kolleg*innen absprechen, beantragen und in irgendwelche zentralen Kalender hinterlegen (bzw. idealerweise hinterlegt bekommen #Automatisierung) ist in jeder Firma anders. Aber für Microsoft 365 Nutzer*innen gibt es eine Menge Ideen, die wir hier in einer Checkliste zusammengefasst haben.

Outlook Logo
Outlook Logo

Der Klassiker ist Outlook bzw. Automatische Antworten (aka Abwesenheitsassistent). Das kennt wohl jeder. Über Datei à Automatische Antworten stellen wir ein, dass Personen, die uns schreiben, eine automatische Antwort bekommen. Dabei können wir in- und externe Anfragen unterscheiden und sogar ein komplexes Regelwerk hinzuziehen. Sieht seit Ewigkeiten so aus, funktioniert einwandfrei.

Erster Tipp

Lasse die Benachrichtigungen schon einen Werktag vor deinem Urlaub aktiv werden. Du kannst wie gewohnt weiterarbeiten, aber die Kolleg*innen realisieren jetzt, dass du „morgen“ nicht mehr verfügbar bist und können dich ggf. noch für in Vergessenheit geratene Notfälle erreichen und vor dem Urlaub klären.

Zweiter Tipp

Die Mehrheit unserer Kund*innen verwendet das Office 365-Produkt inklusive lokaler Installation von Word & Co. Daher fällt den meisten gar nicht auf, welche kleinen und durchaus mächtigen Veränderungen die Office-Onlineversionen der Desktop-Versionen erhalten haben. Viele dieser Funktionen werden erst späterer in die lokalen Versionen übernommen, wie zum bespiel der Designer in PowerPoint oder der Editor in Word. Damit dürfte den meisten gar nicht aufgefallen sein, was in Outlook Online steckt.

 

Blogbeitrag-Urlaub-snip-Outlook-Abwesenheit
Outlook Dialogfenster: Automatisches Antworten

In Outlook Online unter „Automatische Antworten“ lassen sich weitere, sehr praktische Einstellungen vornehmen:

Animiertes GIF als Anleitung, um in Outlook Online die automatischen Antworten zu finden
  • Meinen Kalender für diesen Zeitraum blocken
    Man wird während dieser Zeit im Kalender als nicht verfügbar angezeigt. Realisiert wird das durch einen fortlaufenden ganztägigen Termin, dessen Titel/Grund für die Blockade kann definiert werden.
  • Neue Einladungen zu Ereignissen während dieses Zeitraumes automatisch ablehnen
    –> selbstredend 🙂
  •          Meine Besprechungen während dieses Zeitraumes ablehnen und absagen
    Alles was ich geplant habe, bzw. zu dem ich geladen wurde. Als Begründung kann ich dabei wahlweise die offizielle Abwesenheitsnotiz oder einen speziellen Text beifügen lassen. Alle Termine werden mir aufgelistet, sodass ich bestimmte Elemente gezielt von der Absage ausnehmen kann.

     …Ich finde das genial! Dagegen klingen die nächsten Tipps schon fast langweilig, aber sie werden dir den Start nach deiner Rückkehr sehr erleichtern.

Dritter Tipp:

Posteingang aufräumen – das klingt so simpel und klappt doch so selten. Blocke dir VOR dem Urlaub etwas (mehr) Zeit, um die Mailbox zu leeren. Entweder…

  •  E-Mails beantworten und damit abschließen
  •  eine Aufgabe daraus machen (Drag´n´Drop in den Aufgabenbereich inkl. Start/Stop der Bearbeitungszeit NACH deinem Urlaub) oder…
  • vielleicht besser gleich einen Termin NACH dem Urlaub im Kalender für die Bearbeitung eintragen (auch das geht per Drag’n’Drop in den Kalenderbereich)
Desktop- und Online-Logo von ToDo

Vierter Tipp:

Wenn du mit Outlook Aufgaben oder ToDo arbeitest, sichte die Aufgaben und hinterlege neue Start/Stop-Bearbeitungszeiten, möglichst großzügig verteilt nach deinem Urlaub fest. Niemand möchte am ersten Tag von diversen überfälligen Aufgaben erschlagen werden.

Online- und Teams-App-Logo von Planner und Tasks

Fünfter Tipp:

Du und deine Kolleg*innen arbeitet mit Planner? Dann solltest du bereits mit „Tipp 4“ alles erledigt haben, wenn nicht…

  • kontrolliere deine Planner-Aufgaben über die Tasks App in Microsoft Teams, in der du alle Planner parallel einsehen kannst oder…
  • installiere endlich die ToDo-App auf deinem Rechner (oder sehe sie online ein) und aktiviere die Rubrik „Ihnen zugewiesen“ in den Einstellungen
Altes und neues Bookings-Logo

Sechster Tipp:

Bist du in Bookings-Terminvereinbarungen eingebunden? Du würdest für neue Termine eingeplant werden, weil der ganztägig definierte (Urlaubs)Termin die Buchungen nicht verhindert. Auch die automatisierten Absagen via Outlook Online (s.o.) hätten keinen Einfluss auf den Termin oder deine Verantwortlichkeit! Ein weiterer Grund die verantwortlichen Kalender-Administrator*innen zu informieren, diese sollen:

  •  bestehende Buchungen an andere Kolleg*innen übertragen und
  •  für dich eine „arbeitsfreie Zeit“ definieren

 

Online-Logo Project

Siebter Tipp

Schon sehr speziell, aber wenn du Project on the Web nutzt, musst du diese jetzt wohl durchstöbern – die Aufgaben werden nicht zu ToDo durchgereicht. Auf jeden Fall beim Projektleiter abmelden!

Teams Logo

Achter Tipp

Microsoft Teams! Deine Abwesenheit aus Outlook wird an Teams übergeben. Es muss also nichts Eigenständiges formuliert und hinterlegt werden. Aber das gilt nur für die schriftliche Kommunikation – Was ist mit den Teams-Anrufen? Entweder:

  •  aktivierst du deine Voicemail, aktualisierst einen „Urlaubsspruch“ oder
  • leitest eingehende Anrufe an deine Vertretung weiter

Das wäre meine kleine Tippliste für einen entspannten Urlaub und den noch fast noch wichtigeren sanften Neustart nach deiner Rückkehr.

Erhol dich gut!

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