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Yammer Native Mode – Durchführung

Wie im letzten Beitrag zum Thema Yammer und Native Mode angeteasert, geht es heute um die Umstellung eines Yammer Netzwerks in den „nativen Modus“. 

Vorneweg: Die Umstellung benötigt keine externen Tools, um Inhalte oder Communities zu migrieren. Sie bedient sich einem von Microsoft in Yammer bereitstellten Tool. Das sogenannte „Alignement Tool“ wurde extra für diesen Zweck von Microsoft implementiert, um Yammer Netzwerke für die Umstellung vorzubereiten und die Durchführung im Anschluss umzusetzen.

Wie stelle ich mein Yammer Netzwerk auf den nativen Modus um?

Das Yammer Alignement Tool kann in den Yammer Einstellungen unter dem Punkt „M365 Native Mode“ gefunden werden. Es  leitet durch den Prozess der Umstellung.

Achtung: Je nach Anforderung ist eine Kommunikationsstrategie wichtig, wie mit Nutzern über die Migrationsphase kommuniziert und welche möglichen Auswirkungen diese Phase aber auch die Umstellung zur Folge hat.

Das Alignement Tool in den Einstellugen von Yammer

Microsoft sieht an dieser Stelle 7 Schritte vor, die für die Umsetzung notwendig sind:

  1. Konsolidierung von Yammer Netzwerken
    Zuallererst ist es notwendig, sich über die bisherige Yammer Landschaft im Klaren zu sein. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass nur ein Yammer Netzwerk einem Tenant zugewiesen werden kann! Sollte dein Unternehmen mehrere Yammer Netzwerke verwenden, müssen diese konsolidiert werden, da nur eines mit dem Tenant assoziiert werden kann. Um eine Konsolidierung mehrere Netzwerke zu ermöglichen, kann folgender Artikel von Microsoft (Netzwerkmigration: Zusammenführen von mehreren Yammer-Netzwerken – Yammer | Microsoft Docs ) von Vorteil sein.

  2. Zugriff auf das Alignement Tool sicherstellen
    Um das Alignement Tool zu verwenden und auszuführen ist es notwendig einen globalen Administrator zu verwenden. Das kann bei größeren Organisationen, je nach Governance und Compliance, unterschiedlich lange dauern um die Berechtigungen (befristet) zu erhalten. Das Alignement Tool kann je nach größe des Netzwerks unter bestimmten extremen Umständen bis zu 90 Tage benötigen. In der Regel reichen jedoch einige wenige Tage bis Wochen. Daher sollte man diesen Punkt je nach Gegebenheit früher Anstoßen.
  3. Vorbereitung der Ausführung des Alignement Tools
    Vor der Ausführung des Alignement Tools ist es ratsam, sich einen Bericht über das Netzwerk mithilfe des Tools zu generieren und zu prüfen. Der Bericht kann auf der Einstellungsseite generiert werden.
    Achtung: Der Report befindet sich im Format .yml und muss daher, falls eine CSV gewünscht wird, erst konvertiert werden.

    Der Bericht ermöglicht es, einen Überblick über das aktuelle Yammer Netzwerk zu erlangen:

    Welche User sind nicht zugeordnet?
    Das Tool versucht alle User im Netzwerk mit Usern aus dem AAD zuzuordnen. Wenn User nicht zugeordnet werden können, werden diese im Bericht angezeigt.
    Wie viele Dateien hat jeder einzelne Nutzer in privaten Nachrichten gespeichert?
    Die Durchführung des Tools löscht alle Dateien, die an privaten Nachrichten angefügt sind. Diese können nicht mehr wiederhergestellt werden.
    Welche Communities sind privat und daher nicht sichtbar?
    Nicht sichtbare Communities werden standardmäßig zu privaten Communities. Hierbei können während der Durchführung des Tools externe Gäste als Azure B2B-Gäste erneut eingeladen werden.
    Welche Community besitzt externe Gäste?
    Externe Gruppen sind im nativen Modus nicht zulässig. Der Zugriff von Externen kann nur über die Azure B2B-Gäste Funktion ermöglicht werden. Wie oben bereits geschrieben, können während der Durchführung des Tools externe Gäste als Azure B2B-Gäste erneut eingeladen werden.
    Welche Communities haben keinen Besitzer oder einen Besitzer, der keine M365-Gruppenerstellungberechtigungen hat?
    Das Alignement Tool erstellt für jede Yammer-Community eine neue M365-Gruppe. Als Besitzer dieser neuen M365-Gruppe wird der Besitzers der Yammer-Community eingetragen. Sollte es hier keinen Besitzer geben oder der Besitzerkeine Berechtigungen zum Erstellen von M365-Gruppen haben, wird der globale Administrator dafür verwendet und als Besitzer eingetragen. Daher ist es wichtig, dass der globale Admin während der gesamten Durchführung des Alignement Tools seine Berechtigungen beibehält.

  4. Exportieren von nicht gesicherten Inhalten
    Als letzten Schritt vor dem Ausführen sollten alle Inhalte, die noch nicht gesichert sind (z.B. von Usern selbst), aus Yammer exportiert werden. Hierbei kann man auch Inhalte bis zu einem bestimmten Datum exportieren, um z.B. Altlasten zu entfernen.
    Dafür kann die interne Yammer Funktion unter dem Punkt „Export Network Data“ verwendet werden, um Nachrichtendaten und Dateien zu exportieren. Hierbei ist es eventuell notwendig (je nach Datenvolumen), den Export in kleinere Teile aufzuteilen. Zum Beispiel in 2-Monatsschritten, um hier z.B. Systemtimeouts zu vermeiden.
  5. Ausführen des Alignement Tools
    Nach der Prüfung des Berichts und aller Vorbereitungsschritte kann nun das Alignement Tool gestartet werden. Es wird im Hintergrund ausgeführt und hat keine spürbaren Auswirkungen auf Endbenutzer. Während der Ausführung werden einige Änderungen am Netzwerk vorgenommen, um die Erstellung von neue Benutzer und Gruppen zu verhindern.
    Das Tool leitet dich durch den Prozess. Zum Start werden Informationen über die Änderungen bereitgestellt und informiert, welche Auswirkungen der Vorgang auf das Netzwerk hat. Dieser Anfrage muss zugestimmt werden, um den Vorgang zu starten. Wenn man bereit für die Durchführung ist, kann das Formular abgesendet werden und das Tool initiiert werden. Die Startphase dauert in der Regel bis zu 5 Minuten. Man sollte in dieser Zeit nicht von der Seite wegnavigieren.
  6. Nachverfolgen des Fortschritts
    Wie bereits erwähnt, läuft das Tool im Hintergrund des Systems und sollte keine Auswirkungen auf die Benutzer haben. Für die Dauer des Vorgangs muss der globale Administrator seine Rechte beibehalten. Je nach Größe des Netzwerks kann dieser Vorgang nun einige Stunden oder auch Tage dauern. Eventuell muss das Tool nach dem ersten Durchlauf erneut ausgeführt werden.
    Um den Fortschritt nachzuverfolgen, kann jederzeit zur Seite navigiert werden, auf der der Prozess gestartet wurde. Hier kannst du zusätzlich die nächsten Schritte des Tools einsehen. Dieser Status aktualisiert sich etwa alle 30 Minuten.
  7. Auflösen des Fehlerberichts
    Nach der Durchführung des Tools wird über einen Banner einer von zwei Stati angezeigt:
    – Die Migration war erfolgreich
    Das netzwerk wurde auf den nativen Modus umgestellt. Es sind keine weiteren Schritte notwendig.
    – Die Migration war nicht erfolgreich
    Es kann ein Fehlerbericht geniert werden. In den meisten Fällen sind sie relativ einfach zu beheben und z.B. auf nicht korrekt benannte Dokumente zurückzuführen.
    Der Bericht ist im CSV Format und bleibt bis zur nächsten Durchführung des Alignement Tools erhalten und wird durch eine erneute Durchführung ersetzt.

Damit wäre der Prozess abgeschlossen und das Yammer-Netzwerk auf den nativen Modus umgestellt und kann nun mit seinen neuen Features von allen Nutzer verwendet werden.

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