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Preisgünstige und schnelle Usability Tests mit M365 Tools

Um erfolgreiche und gut nutzbare Software zu schaffen sind Usability Tests eine Schlüsselmethode. Man kann frühzeitig erkennen, wo die Anwendung noch Schwachstellen aufweist und damit das Risiko reduzieren, dass man Kunden verliert, weil diese bei der Nutzung nicht zufrieden sind. Viele scheuen sich aber vor Usability Test, weil diese auf Grund des organisatorischen Aufwands zu teuer erscheinen. Wir führen in unserem Team regelmäßig Usability Test durch, komplett getrieben durch die Microsoft 365 Bordmittel. Wir haben dadurch keine zusätzlichen Lizenzkosten und können schnell und sicher Usability Tests druchführen.

Rekrutierung

Fangen wir gleich mit dem kostenintensivsten Faktor bei Usability Tests an: Der Rekrutierung. Wir testen primär mit unseren internen Mitarbeiter*innen  somit entstehen keine zusätzlichen Incentivierungskosten. Die Mitarbeiter*innen können die Tests während ihrer Arbeitszeit durchführen, was darüber hinaus auch kostbare An- und Abreise einspart und die Bereitschaft zur Teilnahme steigert.  

Ein weiterer zeitaufwendiger und damit kostenintensiver Faktor ist die Terminvergabe. Klassisch schickt man einen Fragebogen (Screener) an einen potenziellen Teilnehmerkreis und wenn die Person die Screener Kriterien erfüllt, wird diese angerufen, um einen Termin zu vereinbaren. Mit den Microsoft 365 Tools kann man Microsoft Forms wunderbar für die Erstellung eines solchen Screeners verwenden. Durch die Verzweigungsfunktion kann man Personen, die die Screener-Kriterien erfüllen weiter zum Anmeldformular schicken und Personen, die sie nicht erfüllen direkt zur Dankes-Nachricht. 

Die eigentliche Terminvergabe kann über Microsoft Bookings stattfinden. Hiermit können die Teilnehmer*innen ihren eigenen Termin im Self-Service buchen, ohne dass man mit ihnen telefonieren muss. In Bookings kann man einfach den Tag und die Zeitfenster für die Tests einstellen und sobald diese gebucht wurden, stehen sie für andere Interessenten nicht mehr zur Auswahl. Zusätzlich hat man auch die Möglichkeit bei der Anmeldung  weitere benötigte Informationen abzufragen.

Beispiel wie eine Buchungsseite in Bookings aussehen kann
So kann der Buchungsprozess eines Usability Test Termins über Bookings aussehen

Durchführung

Für die Durchführung der Usability Tests verwenden wir natürlich Microsoft Teams.  Jedoch machen wir keine gewöhnliche Teams Besprechung, sondern nutzen die Teams Liveereignisse. Dies bietet den Vorteil, dass wir den Usability Test streamen können und somit auch das gesamte Team zuschauen kann. Die Proband*innen bekommen davon fast nichts mit und man behält die ungestörte Atmosphäre, die man bei einem Usability Test haben möchte. Das Team erhält aber gleichzeitig einen guten Eindruck von den Usability Test und kann live die Usability Probleme verfolgen. Diese schafft ein großes Verständnis für die Nutzer*innen und die Bedeutung von User Experience.

Hierzu muss man als Testleiter*in das Liveereignis anlegen und die Proband*innen als Referenten einladen. Dieses Set Up bietet zusätzlich den Vorteil, dass man bei der Übertragung das Kamerabild der Proband*innen neben der Bildschirmübertragung anzeigen kann, sodass man auch die Emotionen auf Grund der Gesichtsausdrücke beobachten kann. 

Zwei Nachteile dürfen jedoch nicht außer Acht gelassen werden: 

  1.  Die Testleiter*innen haben auf Grund der Produzentenansicht nur ein sehr kleines Bild von der Bildschirmübertragung, was die Beobachtung etwas erschwert.
  2. Liveereignisse können aktuell nur mit der Teams Desktop App durchgeführt werden. Somit sind Test von mobilen Applikationen nur über die regulären Teams Besprechungen möglich.

Wie man das Liveereignis genau einrichtet, wird im folgenden Video erklärt:  

Aufzeichnung

Man kann ein Liveereignis und auch jede Teams Besprechung einfach aufzeichnen. Hier sollte man aber etwas aufpassen. Rechtlich gesehen benötigt man hierfür eine schriftliche Einverständniserklärung der Teilnehmer*innen. Hinzu kommt, wenn man die Usability Tests mit Mitarbeitern aufzeichnet, dass die auch als Leistungsbewertung gesehen werden kann. Hier sollte man also von Fall zu Fall entscheiden, ob die Videos wirklich von Nöten sind. Wir führen unsere Usability Test mindestens zu zweit durch, sodass sich immer eine Person sich auf die Protokollierung konzentrieren kann.     

Möchte ich Highlight Videos produzieren und mit meinem Team intern teilen gibt es die Möglichkeit die Videos auf Microsoft Stream, der Videoplattform von M365 hochzuladen. Hier kann ich mein Video auch schneiden, sobald es einmal hochgeladen ist. Auch hier ist zu beachten, dass diese Art der Nutzung in der Einwilligungserklärung gesondert vermerkt werden muss.  

Auswertung

Protokollieren kann man klassisch über ein Excel Dokument. Legt man das bspw. in ein Team ab, haben alle Beobachter*innen immer den gleichen aktuellen Stand und können synchron an einer Datei arbeiten. Dieses Dokument kann man auch weiter verwenden für die Auswertung oder man schreibt bspw. einen Ergebnisband in PowerPoint

Möchte man gemeinsam auf einem Whiteboard protokollieren und auswerten kann man auch Microsoft Whiteboard nutzten. Es besteht jedoch die Einschränkung, dass Externe nicht auf das Whiteboard zugreifen können. Bei einer solchen Situation muss man sich also nach Tools außerhalb des Microsoft Universums umschauen. Wir verwenden für diesen Fall beispielsweise Conceptboard.  

Verwendete Tools und Lizenzen

Hier nochmal eine Auflistung der von mir genannten Tools mit einem Vergleich in welchen Lizenzen diese zur Verfügung stehen.

 

Tool Business Basic Business Standard E3
Microsoft Forms
Bookings
Mircosoft Teams Besprechungen
Mircosoft Teams Livereignisse
Stream
Excel
Online only
PowerPoint
Online Only

Möchte man also alle von mir hier beschriebenen Tools einsetzten benötigt man mindestens eine E3 Lizenz. Reicht es aus die Usability Tests über Teams Besprechungen durchzuführen, was bspw. bei Tests von mobilen Applikationen auch ein Muss ist, dann genügt auch eine Business Standard. Eine Business Basic würde für die Usability Teilnehmer*innen ausreichen, aber nicht für die Usability Testleiter*innen. 

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