Teams Banner

Microsoft Teams Rooms, der Weg durch die hybride Welt?

Microsoft Teams Rooms, der Weg durch die hybride Welt?

Covid-19 hat nicht unsere privaten Kontakte komplett auf den Kopf gestellt, sondern auch nachhaltig die Art und Weise wir Meetings und Konferenzen stattfinden verändert. Dabei stellen Meetings mit einem Mix aus Personen vor Ort und digitalen Gesprächspartnern ganz neue Herausforderungen an viele Unternehmen dar. Teilnehmer:innen, die sich zu dritt über einen Laptop an Gesprächen beteiligen wollen; Mitarbeiter:innen, die mit nur eienm Laptop auf dem Tisch den Diskussionen beiwohnen und / oder verzögerte Meetings durch Probleme mit der Techniken dürften allen bekannt vorkommen. In diesem Blogartikel wollen wir einen Einblick in die Funktionen von Microsoft Teams Rooms geben und Gründe liefern, wieso Konferenzsysteme unserer Meinung nach in der nahen Zukunft besonders wichtig werden.

Microsoft Teams Rooms - was ist es denn nun?

Keine Angst, Microsoft Teams Rooms ist kein neues Einrichtungskonzept! Microsoft Teams Rooms ist viel mehr der Markenname für Geräte die als Konferenzlösung direkt mit Microsoft Teams kompatibel bzw. für Microsoft Teams zertifiziert sind. Die Geräte umfassen dabei verschiedene Kategorien, von einfachen Displays bis hin zu komplexen Systemen mit mehreren Mikrofonen und Kameras. So ist für jeden Arbeitsplatz oder Konferenzraum das richtige dabei. Abgesehen von den Suface Hubs werden keine Geräte von Microsoft angeboten. Es gibt aber viele unabhängige Hersteller und Microsoft-Partner (Logitech, Creston, Polycom, etc.) die ein breites Spektrum an (zertifizierten!) Geräteklassen anbieten.

Genug zur Hardware. Die Software soll es den Nutzer:innen ermöglichen so einfach und komfortabel wie möglich an digitalen Meetings teilzunehmen. Dabei liegt der Fokus klar auf Microsoft Teams Meetings. Weitere Integrationen von etwa Zoom oder Cisco UC Tools sind sogar von einigen Herstellern bereits angekündigt. Des Eingangs beschriebene technische Probleme sollen durch eine direkte Integration mit Teams möglichst gänzlich vermieden und die Systeme ohne Schulungsaufwand ausgerollt werden können.

Kurz gesagt: Microsoft Teams Rooms ist meine Möglichkeit meine Konferenzräume nahtlos in meine Teams Umgebung zu integrieren!

Hybride Meetings - die Herausforderung im Alltag

Mit den aktuellen Entwicklungen in dem Themenfeld des modernen Arbeitsplatzes und dem zunehmenden Trend der ortsunabhängigen Zusammenarbeit formen sich neue Herausforderungen für ganz alltägliche Dinge wie bspw. Meetings. Weiter verstärkt werden diese Anforderungen zurzeit durch die anhaltende Pandemie-Situation und die damit verbundenen Kontaktbeschränkungen.

Meetings finden aktuell nur selten in einem kompletten „Vor-Ort-Setup“ statt. Teilnehmer:innen sind oftmals verstreut über Standorte bzw. im Home Office und nur eine kleinere Gruppe nimmt ggf. aus einem Konferenzraum teil. Das bringt Herausforderungen mit sich. Ein häufig erlebtes Szenario sind nicht kompatible Konferenzsysteme, da diese noch für die letzte UC-Lösung angeschafft wurden. Nach erfolglosen Verbindungsversuchen steht dann ein Laptop am Ende des Tisches, dessen Kamera nur einen kleinen Teil des Raumes einfangen kann. Über das Mikrofon müssen wir wohl gar nicht erst sprechen.

–> Klassische Flipcharts nutzen? – Das wird mit der Laptopkamera niemand erkennen können
–> Rege Diskussionen? – Alle die schonmal „der Laptop waren“ wissen, dass die Hälfte in beide Richtungen verloren geht.

Richtige Zusammenarbeit kann so nicht entstehen, von dem Frust zu Beginn eines jeden Meetings ganz zu schweigen. Und bei der aktuellen Corona-Prognose werden wir wohl noch einige Monate mit solchen Meeting-Konstellationen konfrontiert. Es ist an der Zeit hier etwas zu ändern.

Wie beginne ich denn?

Zuallererst empfiehlt es sich einen guten Überblick über die vorhandenen Konferenzräume zu erhalten. Mindestens diese Punkte sind dabei relevant:

      • Wie viele Leute passen in den Raum?
      • Wie sind die räumlichen Dimensionen?
      • Welche aktuelle Ausstattung ist vorhanden?
      • Welche Herausforderungen stellt der Raum hinsichtlich Verkabelung etc. dar?

Neben den Daten sich die Anforderungen der User ein relevanter Faktor. Gibt es besondere Anforderungen? Analoge Flipcharts die weiter genutzt werden müssen? Benötigen wir interaktiven Zusammenarbeit, also z.B. digitales Whiteboard zum Zeichnen etc.? Hier empfiehlt sich eine gut strukturierte Umfrage unter den Kollegen:innen.

Auf Basis der Daten können die passenden Geräte für die eigenen Herausforderungen bestimmt werden. Dabei spielt natürlich auch das Budget eine Rolle. Im besten Fall können wir uns an den gesammelten Daten orientieren. Die Auswahl der geeigneten Geräte kann recht kompliziert werden, da die zunehmende Auswahl der Geräte unzählige Optionen bietet! Eine gute reduzierte Übersicht ist direkt auf der Microsoft Teams Rooms Site zu finden.

Lizenzierung

Ein klassisches Thema in der Microsoft Welt: „Welche Lizenz brauche ich jetzt genau?“ Wie auch sonst ist die Antwort „Es kommt drauf an“. Aber keine Angst. es ist hier deutlich weniger kompliziert als bei den sonstigen Lizenzierungsthemen. Im Grunde lässt es sich auf die folgenden Szenarien und Lizenzen zusammenfassen:

Szenario 1
Ich möchte mit meinem Microsoft Teams Rooms System Teams Meetings erstellen, beitreten und Ad-Hoc Meetings initiieren – Meeting Room SKU

Szenario 2
Ich möchte neben Szenario 1 auch ohne Direct Routing Audiokonferenzen beitreten, dem Raum eine Telefonnummer zuweisen und mit dem System andere Telefonnummern anrufen – Meeting Room SKU & Anrufplan

Szenario 3
Ich möchte Szenario 2 umsetzen allerdings habe ich Direct Routing im Einsatz/Planung – Meeting Room SKU

Fazit

Das sogenannte „New Normal“ wird noch einige weitere Veränderungen in unser Arbeitsleben tragen, die wir jetzt noch nicht alle absehen können. Meetings und Konferenzen werden aber wohl sicherlich einen größeren Fokus erfahren, als es bisher der Fall war. Gute Konferenztechnik und durchdachte Rooms-Konzepte können dazu beitragen das Beste aus den Möglichkeiten von Microsoft Teams Rooms zu gewinnen.

Denn Microsoft Teams Rooms bringt viele Funktionen und eine gewohnte Oberfläche in die Meetingräume. Das will aber durch gute Planung und sorgfältige Auswahl der Geräte erkämpft werden! Um wirklich gute Ergebnisse zu erhalten, sollten die Geräte auf die jeweiligen Raumgrößen gut abgestimmt sein. Um den Nutzern eine möglichst einfache Bedienung zu ermöglichen, sollten die Geräte mit ähnlichen Bedienkonzepten ausgestattet sein. Darüber hinaus sollten sie die Anforderungen der Nutzer:innen unbedingt erfüllen, andernfalls werden die Systeme selten genutzt und tragen wenig zu besseren Meetings bei! 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.