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Umbenennen von Office Microsoft 365 Gruppen

Kurzer Reminder: Die bekannten Office 365 Gruppen werden von Microsoft im Laufe des Jahres 2020 in Microsoft 365 Gruppen umbenannt. Keine Sorge, es geht nur um eine Namensänderung – die Anpassung hat keine Auswirkungen auf die aktuellen Funktionen. 

Was passiert mit den Office 365 Gruppen? 

Um sicherzustellen, dass der Name der Gruppen deutlich macht, dass Kollaboration über die gesamte Microsoft 365 Plattform möglich ist, werden die Office 365 Gruppen in Microsoft 365 Gruppen umbenannt. Diese Änderungen werden in allen Anwendungen und den entsprechenden Administratoroberflächen sichtbar werden. 

Ein genaues Datum gibt es nicht, das Rollout startete im Juni 2020 mit dem Anpassen einiger Designs und soll bis September 2020 beendet werden. Gegebenenfalls kann es hier jedoch zu Verzögerungen aufgrund des Corona Virus kommen. 

Da es sich nur um eine Namensänderung handelt gibt es keine technischen Umstellungen oder Vorbereitungen, die auf euch zukommen. Solltet ihr allerdings intern Schulungsunterlagen oder Dokumentationen vorbereitet haben, müsstet ihr diese anpassen. 

Nachträgliche Änderungen an einer Microsoft 365 Gruppe 

Es passiert schnell, gerade am Anfang der Nutzung von Microsoft 365 – Kaum ist die Gruppe erstellt, zeigt sich, dass der Name eher unglücklicher gewählt oder irreführend ist. Aber kann ich die Gruppe/das Team nun einfach umbenennen? Was wäre dabei zu beachten? 

Ein nachträgliches Ändern der Anzeigenamen der Gruppe ist problemlos möglich. Dafür ist auch kein Administrator nötig, es reicht die Berechtigung des Team-Besitzers. Diese Änderung wirkt sich allerdings erst mit einer Zeitverzögerungen auf die Tools und Anzeigen aus.  

Es gibt aber ein paar Dinge, die nicht automatisch angepasst werden, dazu zählen: 

  • Die URL der SharePoint Team Website 
  • Die E-Mail-Adresse der Microsoft 365 Gruppe 
  • Der Alias der Microsoft 365 Gruppe 
  • Der Titel der SharePoint-Site  

Zumindest Letzteres kann noch direkt auf der SharePoint Site manuell geändert werden. Für andere Anpassungen werden gesonderte Rechte benötigt, die wir hier einmal näher beschreiben. 

Änderungen an der SharePoint URL 

Ein nachträgliches Ändern der URL zur SharePoint Team Website ist nur durch einen Administrator möglich. Die Änderung muss per PowerShell erfolgen und kann nicht durch die GUI vollzogen werden. Dennoch gibt es einige Einschränkungen zu beachten: 

  • die Suchfunktion in Teams hat Schwierigkeiten Ergebnisse aus umbenannten SharePoint Sites anzuzeigen 
  • Zusätzlich funktionieren geteilte Links nach der Umbenennung nicht mehr in jeder Smartphone App 
  • jeder Anwender muss in Teams den Dateien Tab aufrufen, um im Hintergrund die Aktualisierung der Verbindungen anzustoßen 

Eine solche Änderung ist in Einzelfällen vertretbar, erfordert aber definitiv etwas Planung und unbedingt eine Kommunikation an die Endanwender! 

Änderungen an der Microsoft 365 Gruppen-E-Mail 

Ähnlich verhält es sich bei Änderungen an der E-Mail-Adresse einer Microsoft 365 Gruppe, jedoch sind hier weniger Komplikationen zu erwarten. 

Die Änderung kann nur von einem Exchange Online Administrator durchgeführt werden, der die Umsetzung mittels PowerShell-Befehlen ermöglichen kann. Glücklicherweise sind diese Änderungen im Exchange-Kontext gut erprobt und es sind keine Einschränkungen bekannt. 

Änderungen des Alias von Microsoft 365 Gruppen 

Der Alias hat bei Microsoft 365 Gruppen vor allem den Zweck bei der Anlage den Namen für die SharePoint URL und die E-Mail-Adresse anzugeben. 

Auch der Alias kann nachträglich per PowerShell geändert werden. Er ist zwar für den Anwender eher nachrangig, aber aus administrativen Gründen ist zu begrüßen, wenn der Alias mit dem Namen der Gruppe übereinstimmt und somit eine eindeutige Zuordnung möglich ist. 

Schönheitsreparaturen 

Der Name des OneNote-Tabs ändert sich ebenfalls nicht. Wenn dieser noch nie modifiziert wurde, stünde der initial erstellte Name jetzt im Widerspruch zum neuen Namen der Gruppe. Durch einen Rechtsklick auf den Namen kann hier eine Anpassung vorgenommen werden 

Generell gilt dies auch für alle anderen Tabs, die den alten Teamnamen enthalten. Eine einheitliche Linie in der Benennung steigert die Übersichtlichkeit für alle Anwender. 

Zusammenfassung 

Teams oder Gruppen nachträglich umbenennen ist möglich und keine Raketenwissenschaft, jedoch mit Aufwand verbunden, der nicht zum Alltag werden sollte. 

Bei einem frischen Team sollte man auch immer in Betracht ziehen, ob ein neues Team mit korrektem Namen und das Umziehen der Dateien (samt zugeordneter Planner, OneNotes, etc.) nicht der einfachere Weg sind. Bei bereits länger genutzten Teams mit umfangreichen Unterhaltungen wäre das aber sicher keine Option. 

Um massenhafte Umbenennungen zu vermeiden, sollte man von Beginn nicht nur ein durchdachtes Namenskonzept haben, sondern auch Vorkehrungen treffen, um es durchzusetzen. In seltenen Fällen reicht die Aufklärung und Mitarbeit der Kollegen, oft bieten die administrativen Möglichkeiten für den Teams-Admin notwendige Unterstützung.  

Bei großen, komplexeren Konstellationen macht es durchaus Sinn, auf Tools von Drittanbietern zu setzten. An dieser Stelle arbeiten wir mit unserem Partner AvePoint zusammen und helfen gern, eine passende Lösung zu finden! 

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