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Ein neuer Stern am Himmel? – Microsoft Lists

Microsoft Lists - Allgemein

Microsoft Lists ist die neueste App, die in eurem App-Launcher zu sehen sein wird. Wer sich schon länger im Office 365 und vor allem SharePoint Kosmos bewegt, wird schnell merken, hier werkeln unter der Haube die altbekannten SharePoint Lists! Also lohnt sich überhaupt ein zweiter Blick oder ist alles gar nicht so neu, wie es scheint?

Wir sagen „Ja!“ der zweite Blick lohnt sich definitiv und wir zeigen euch auch warum!

Microsoft Lists – ein paar Fakten

Lists sind aktuell nur als Web App nutzbar, sprich ihr könnt sie nur über euren Browser aufrufen und nutzen. Dabei verhält es sich recht ähnlich zu dem altbekannten Planner. Auch Lists können in Teams eingebunden werden, zumindest wenn ihr euch noch etwas geduldet. Die Integration wurde hier (LINK: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/microsoft-lists-begins-general-availability-roll-out-to/ba-p/1524768) bereits angekündigt und ein Rollout in der Teams App für Ende August 2020 terminiert.

Eine App für Smartphones ist ebenfalls bereits angekündigt, hier ist die Wartezeit nach aktuellen Informationen jedoch noch ein wenig länger. Ein Rollout der App ist für das Ende des Jahres 2020 angekündigt.

Lists kann als App aktuell nicht für einen gesamten Tenant deaktiviert werden, es ist angekündigt, die Erstellung von privaten Listen ab September 2020 per PowerShell Befehl zu untersagen. Damit wichtige Informationen und Prozesse also nicht verloren gehen, sollten User unbedingt entsprechend geschult werden, wie und in welchem Ausmaß Lists genutzt werden kann und was zu beachten ist.

Microsoft Lists – die Basics

Aber schauen wir erst mal, was bereits heute dabei ist und wie es genutzt werden kann. Von Beginn an dabei sind einige Templates, die ihr verwenden könnt. Ich habe selten erlebt, dass Templates genau das sind was man gerade braucht, aber als Inspiration können sie auf jeden Fall dienen! Also einfach mal durchklicken und privat speichern, um ein Gefühl für die Funktionen zu bekommen.

Sobald ihr eine der Listen erstellt habt, seht ihr im oberen Menü auch direkt die gewohnten Optionen aus den SharePoint Listen, wobei der Quick Edit hier noch mal einige Verbesserungen erfahren hat. Ebenfalls werden euch auf der Startseite von Lists die SharePoint Listen angezeigt, auf die ihr Zugriff habt. Durch einen Klick kommt ihr direkt in die jeweilige Liste und könnt ebenfalls anfangen diese zu bearbeiten. Es ist also nicht nur ein Tool zur Erstellung, sondern quasi ein Hub indem ihr alle eure Listen findet.

Wenn ihr bei der Erstellung als Speicherort eine Teamsite auswählt könnt ihr ebenfalls wählen, ob die Liste verborgen oder in der Navigation angezeigt werden soll. Das zeigt meiner Meinung nach, dass hier die Integration wirklich durchdacht ist und wir keinen Bruch in den Informationen haben!

Ebenfalls von Beginn an dabei ist die Integration von Power Automate und Power Apps – somit steht einer Integration in bestehende Lösung oder aber dem Erstellen von maßgeschneiderten Lösungen für eure Prozesse nichts im Wege. Wenn ich den Blick mal über die Templates schweifen lasse, sind dort bereits einige Ideen, wie die Listen in Unternehmen eingesetzt werden können. Verbunden mit der modernen Darstellungsweise und der Integration in die restliche Microsoft 365 Welt lassen sich hier schöne und vor allem individuelle Gesamtlösungen für spezielle Herausforderungen designen.

List Templates

Lists aus technischer Perspektive

Tipp: Falls die Lists in eurer Umgebung noch nicht aktiv sind, könnt ihr mit einem kleinen Umweg versuchen trotzdem schon einen Blick darauf werfen zu können. Meldet euch dazu im Office Portal an und wählt OneDrive aus. In der URL tauscht ihr das letzte “OneDrive“ durch “Lists” aus – wenn die Seite weiß bleibt, funktioniert es bei euch leider noch nicht, andernfalls solltet ihr die Startseite der Lists nun sehen können! Wie so oft überschneiden sich verschiedene Tools an diversen Stellen im Arbeitsalltag, auch wenn Microsoft die neuen Lists als “smart information tracking app” vorstellt sind die Templates teilweise stark mit Aufgabenmanagementtools vergleichbar. Die Diskussion welches Tool wann genutzt werden kann ist daher durchaus berechtigt – aber mindestens einen einzelnen Beitrag wert. Für einen schnellen Überblick haben wir euch eine Zusammenfassung vom MVP Matt Wade weiter unten verlinkt.

Aus technischer Perspektive betrachtet sind die Lists alter Wein in neuen Schläuchen: Es handelt sich einfach nur um SharePoint-Listen, die neu verpackt wurden. Die “neue Verpackung” meint dabei, dass ich jetzt eine zentrale Anlaufstelle habe, um Listen über mehrere Sites in SharePoint hinweg zu verwalten. Nun mag jemand einwenden: Ich habe jetzt auch die Möglichkeit private Listen zu erstellen, die nicht auf einer SharePoint-Site liegen. Es ist korrekt, dass das jetzt geht – aber früher ging das auch

schon: Wer die alte OneDrive-Experience aktiviert hat konnte auf seine Websiteinhalte gelangen und dort ganz frei Listen erstellen wie er wollte. Und technisch gesehen ist die Option “Speichern unter” -> “Meine Listen” exakt das: Es wird eine Liste in der MySite angelegt.

Für alle, die mit dem Begriff MySite nichts mehr anfangen können: Der persönliche Speicherort “OneDrive for Business” ist nichts anderes als eine Site in SharePoint. Und diese Funktion gibt es nicht erst in der Cloud, sondern unter dem Begriff “MySite” schon seit SharePoint 2010. Der Begriff MySite wurde irgendwann durch “OneDrive for Business” verdrängt, da die einzige Funktion, die dort wirklich genutzt wurde, die persönliche Dateiablage war.

OneDrive Architektur

Abbildung 1 OneDrive Architektur Quelle: Microsoft https://docs.microsoft.com/de-de/sharepoint/dev/solution-guidance/onedrive-for-business-customization-sharepoint-add-in

Den Speicherort eurer Listen könnt ihr allerdings frei wählen, egal ob in eurem eigenen OneDrive oder in der SharePoint Site eures Teams – ihr habt die Wahl! Da die Lists quasi eine Fortführung der SharePoint Listen sind, ist keine gesonderte Lizenz notwendig, Lists sind nach aktuellem Stand immer dann nutzbar, wenn auch der SharePoint Online in der Lizenz enthalten ist!

Ein kleiner Ausblick

Microsoft Lists klingt nach einer vielversprechenden Sache, gerade wenn es um das Nachhalten von Informationen geht! Verschiedene Darstellungsweisen und die Integration in die bestehende Microsoft 365 Umgebung machen Lust auf das Entwerfen von eigenen Lösungen. Die Integration mit der Power Plattform bietet die Möglichkeit das aufpolierte User Interface auch für interne Zwecke zu nutzen und mit eigenen Funktionen und Erweiterungen anzupassen, sprecht uns dazu natürlich gerne an! Mit dem Rollout der Teams App wird Lists wohl noch mehr in den Fokus der User rücken, hier können dann direkt in Teams neue Listen erstellt werden, Listen an Kanäle gepinnt werden und sogar Beiträge zu einem Listenelement direkt gestartet werden. Auch hier zeichnet sich also ab, dass Microsoft wohl mehr mit den Lists vorhat als nur einen neuen Einstiegspunkt zu den bekannten SharePoint Listen zu bieten.

Weiterführende Links

Wir haben euch hier einmal einige Links ausgesucht, die einen noch tieferen Einblick in die Funktionen und Features ermöglichen. Einige davon sind auf Englisch – aber das sind wir ja mittlerweile alle gewohnt:

Auch unser Partner AvePoint hat einige interessante Ressourcen zu dem Thema, unter anderem einen Webcast gemeinsam mit Microsoft  – reinschauen lohnt sich!

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